Kontroll över varje avtal,
från inläsning till uppsägning
Avtalsdatabasen är byggt av kostnadsrådgivare. Syftet är kostnadskontroll och leverantörsstyrning: veta vad ni kommit överens om, vem som ansvarar, och agera i tid.
Alla avtal på ett ställe — med dokumenten
Leverantörsavtal och kundavtal samlas med villkor, kostnad, avtalstid och dokument. Det avtalet säger går att klicka upp och kontrollera direkt i registret.
- Import av avtalsförteckningen från Excel eller CSV, med förhandsgranskning och dubblettkontroll
- AI läser avtal i PDF och Word: parter, avtalstid, uppsägningstid, pris och hur avtalet ska sägas upp. Inget sparas förrän en människa har granskat det
- Mejla avtal till organisationens egen adress: de hamnar i en kö och sparas först när någon har godkänt dem
- För enstaka avtal finns en guide i sex steg som visar hur komplett avtalet är
- Parterna kontrolleras mot era egna bolag, så att motparten blir rätt
- Huvudavtal, prisbilagor, tillägg och villkor sparas på avtalet och visas i dokumentvisaren
- Varje ändring loggas, och tidigare pris och slutdatum finns kvar i historiken
Rätt person ansvarar — även när någon slutar
Varje avtal har en avtalsägare som beslutar och en avtalsansvarig som sköter det. Startsidan visar var och en vad just hen ansvarar för.
- Avtalsägare, avtalsansvarig och medansvariga på varje avtal
- Kontaktpersoner per kategori, och en huvudkontakt för resten
- Eskalering: när en person inaktiveras går ansvaret vidare till den hen pekat ut
- Firmatecknare markeras och föreslås när ett avtal ska sägas upp
- Attestkedja efter belopp: dyra avtal godkänns i tur och ordning av de roller ni anger
Startsidan säger vad som behöver göras
När man loggar in syns direkt vad som kräver åtgärd, vad som händer den närmaste tiden och hur portföljen mår — för hela koncernen, en region eller de egna avtalen.
- Kräver uppmärksamhet: uppsägningar som närmar sig, pågående omförhandlingar, avtal utan ansvarig
- Kommande händelser: sista uppsägningsdag, förnyelse, indexuppräkning
- Påminnelser via e-post 180, 90 och 30 dagar före sista uppsägningsdag — trösklarna går att ändra. Mejlet går till avtalsansvarig, med kopia till avtalsägaren
- Klockan i toppfältet visar vad som väntar, och vems lista du vill se
- Sista uppsägningsdag räknas i kalendermånader eller dagar, som avtalet anger
- Snabbfilter: utgår inom 12 månader, automatisk förlängning, avtal över 1 MSEK
Säg upp rätt, i tid och på rätt sätt
Ett avtal som kräver rekommenderat brev går inte att säga upp med ett mejl. Avtalsdatabasen läser hur avtalet ska sägas upp och skriver brevet.
- När avtalet tidigast kan upphöra — även när sista dagen redan passerat och avtalet förlängts
- Hur uppsägningen ska ske och till vem, läst ur avtalets klausul
- Färdigt uppsägningsbrev med organisationsnummer, avtalsnummer och begäran om bekräftelse
- Leverantörens adress och kontaktperson hämtas ur leverantörsregistret
- Brevet sparas som PDF på avtalet när uppsägningen är skickad
Exempelbolaget AB (556000-0000) säger härmed upp avtalet ”IT-drift”…
Från behov till nytt avtal, steg för steg
Tidsplanen räknas bakåt från sista uppsägningsdag, så att beslutet hinner fattas innan avtalet förlängs. Allt sparas medan ni arbetar — det går att fortsätta när det passar. Ingår från Business.
- Behov och volymer, med underlag ur leverantörsfakturorna som tillval
- Leverantörer ur registret, och förslag på dem som har avtal i samma kategori
- Färdig offertförfrågan per leverantör — utan att nuvarande leverantör avslöjas
- Offerterna laddas upp och läses av automatiskt, och jämförs med nuvarande kostnad per år
- Beslut med besparing per år och motivering, sparat som PDF på avtalet
- Byt leverantör: uppsägningen öppnas och det nya avtalet fylls i och kopplas ihop med det gamla
- Påminnelser via e-post efter var i processen ni är
Hela koncernen — och varje bolag för sig
Bygg strukturen med organisation, geografi och verksamhet, för en koncern med bolag eller ett företag med flera enheter, regioner eller anläggningar. Ett avtal kan höra till flera noder, och varje användare ser det hen ska se.
- Tre dimensioner: organisation, geografi och verksamhet, i så många nivåer som behövs
- Organisationen ingår från Start; geografi och verksamhet från Business
- Användare knutna till vissa bolag ser bara de bolagens avtal, från Business
- Bolagsväljare för den som arbetar på koncernnivå
- Användare med tillgång till flera organisationer byter mellan dem utan att logga ut
- Leverantörsregistret är gemensamt, avtalen under leverantören följer behörigheten
Leasing och hyra — underlag till redovisningen
Leasing- och hyresavtal bedöms i avtalsregistret, och leasingskuld och nyttjanderättstillgång räknas fram för den period ni väljer. Det är ett underlag till redovisningen som ni stämmer av med er redovisningsansvarige eller revisor, inte bokföringen själv. Ingår från Business.
- Ni bedömer varje avtal: leasing enligt IFRS 16, undantag för kortfristiga avtal eller tillgångar av lågt värde, eller inte leasing. Systemet föreslår men sparar inget åt er
- Tillgångstyp, leasingperiod, betalning i förskott eller efterskott, diskonteringsränta och den del av avgiften som inte är leasing ligger på avtalet
- Leasingskuld, nyttjanderättstillgång, ränta och avskrivning per avtal och bolag för vald period, med ingående och utgående balans
- Avskrivningsplan månad för månad, och skulden uppdelad i kortfristig och långfristig del
- Omvärdering när avgiften ändras med index och när leasingperioden eller villkoren ändras, med ny ränta där det krävs
- Rapporten visar vilka avtal som inte är med och varför, så att summan aldrig ser mer komplett ut än den är
- Export till CSV för Excel, både rapporten och planerna per månad
När ni vill gå längre än registret
Ingår från Business. Leverantörsfakturorna för en period hämtas ur Fortnox och originalen läses rad för rad. Sammanställningen visar antal, belopp och prisutveckling per artikel — och volymerna går rakt in i behovet för en konkurrensutsättning, utan priserna.
Calcularis analyserar avtal och leverantörsfakturor, jämför era priser med marknaden och förhandlar med leverantörerna. Ni följer besparingsplanen i samma system.
Hela registret eller ett urval som CSV för Excel, och sammanfattningar och uppsägningsbrev som PDF på avtalet — underlag att visa ledning och revisor.