Få koll på era tio viktigaste avtal

1. Parter och bakgrund

Detta avtal (”Avtalet”) har ingåtts mellan Calcularis i Sverige AB (”Calcularis”) och kunden som anges på första sidan (”Kunden”). Calcularis tillhandahåller Avtalsdatabasen, en webbaserad tjänst för att registrera, bevaka och följa upp avtal.

Avtalet består av detta dokument och Bilaga 1 (Personuppgiftsbiträdesavtal). Går dokumenten isär gäller Bilaga 1 för behandling av personuppgifter och detta dokument i övrigt.

2. Tjänsten och nivån

Kunden abonnerar på nivån Free av Avtalsdatabasen. Vad nivån omfattar framgår av avsnittet Tjänstens omfattning på första sidan. Calcularis får vidareutveckla tjänsten och ändra dess utformning, men inte på ett sätt som väsentligt försämrar det som ingår i Kundens nivå.

Nivån har följande gränser:

• Avtal: nivån rymmer högst 10 avtal i registret. Kundavtal räknas med. När gränsen är nådd stoppas bara möjligheten att lägga till fler avtal. De avtal som redan finns i registret påverkas inte: de går fortfarande att se, ändra och ta bort, och påminnelserna skickas som vanligt.
• Användare: nivån rymmer högst 3 aktiva användare. En inaktiverad användare tar ingen plats.
• AI-avläsning: nivån ger 3 AI-avläsningar av avtalsdokument totalt. En avläsning som misslyckas räknas inte. Avtal går alltid att lägga in för hand.

AI-frågor till avtalen och övrig AI-användning utöver avläsning av avtalsdokument har ingen särskild kvot, men omfattas av skälig användning. Calcularis har rätt att begränsa användning som är extraordinär i förhållande till nivåns syfte eller som belastar tjänsten oskäligt, efter att först ha underrättat Kunden, och kan erbjuda tilläggskapacitet. Tjänsten har dessutom tekniska gränser för antalet AI-anrop per timme.

Calcularis kan på Kundens begäran ändra nivå enligt punkt 14. Behöver Kunden fler avtal eller mer AI-avläsning än nivån rymmer kan parterna komma överens om ett särskilt upplägg.

3. Kundens åtaganden

• Kunden ska lämna riktiga uppgifter när konton skapas och hålla dem uppdaterade.
• Varje konto är personligt. Kunden ansvarar för att inloggningsuppgifter hålls hemliga och för det som sker under Kundens konton.
• Kunden ansvarar för att ha rätt att lägga in de avtal, dokument och personuppgifter som läggs in i tjänsten.
• Kunden får inte använda tjänsten i strid med lag, störa tjänstens drift eller försöka nå andra kunders uppgifter.
• Kunden ska granska uppgifter som tolkats av AI innan de godkänns.

4. Calcularis åtaganden

• Calcularis ska tillhandahålla tjänsten med fackmässig omsorg och ge support via [email protected].
• Permanent lagring av Kundens uppgifter sker på servrar inom EU/EES. Tjänsten drivs på plattformen Dibbla, med servrar hos Hetzner i Tyskland och Finland.
• Calcularis strävar efter att tjänsten ska vara tillgänglig men garanterar inte avbrottsfri drift. Planerat underhåll meddelas i förväg när det är möjligt.
• Calcularis ska vidta de tekniska och organisatoriska åtgärder som beskrivs i Bilaga 1.

5. AI-avläsning och tredjepartstjänster

Delar av tjänsten använder en AI-tjänst, bland annat avläsning av avtalsdokument och frågor till avtalen. AI-avläsningen ger förslag. Inget sparas i registret förrän en människa hos Kunden har granskat och godkänt det, och Kunden ansvarar för att uppgifterna stämmer med avtalsdokumentet. Kunddata som skickas till AI-tjänsten används inte för träning av AI-modeller om inte detta uttryckligen har avtalats.

6. Pris och betalning

Nivån Free är kostnadsfri och har ingen tidsgräns. Calcularis tar inte ut någon avgift för den, och inget betalkort behövs.

Calcularis tillhandahåller Free i befintligt skick, och får inte ta ut avgift för det som ingår i nivån utan att Kunden först har valt en betalnivå.

Besparingsuppdrag och andra tillval ingår inte och avtalas separat.

7. Rättigheter och Kundens uppgifter

Kunden behåller alla rättigheter till sina avtal, dokument och övriga uppgifter i tjänsten. Calcularis får behandla dem bara för att tillhandahålla tjänsten och enligt Bilaga 1, med det undantag som anges nedan för anonymiserad statistik.

Calcularis får skapa och använda statistik och jämförelsetal, till exempel genomsnittliga prisnivåer eller kostnader per kategori, som bygger på anonymiserade och aggregerade uppgifter från tjänsten. Statistiken får bara redovisas så att varken Kunden, Kundens leverantörer eller någon fysisk person kan identifieras, och den ska sammanställas ur uppgifter från flera kunder. Rätten omfattar inte Kundens avtal, dokument eller enskilda uppgifter i sig, och Calcularis får inte lämna ut dem till någon annan kund. Kunden kan inte åberopa statistiken som en uppgift om sig själv.

Calcularis behåller alla rättigheter till tjänsten och dess programkod. Kunden får under avtalstiden en icke-exklusiv och begränsad rätt att använda tjänsten för sin egen verksamhet.

8. Sekretess

Vardera parten ska hålla den andra partens konfidentiella information hemlig och bara använda den för att fullgöra Avtalet. Kundens avtal och dokument i tjänsten är konfidentiell information. Sekretessen gäller inte uppgifter som är eller blir allmänt kända utan parts brott mot Avtalet, och inte information som måste lämnas ut enligt lag eller myndighetsbeslut.

Sekretessen gäller även efter att Avtalet har upphört.

9. Personuppgifter

För de personuppgifter som finns i Kundens avtal och dokument är Kunden personuppgiftsansvarig och Calcularis personuppgiftsbiträde. Behandlingen regleras i Bilaga 1.

För uppgifter som Calcularis behandlar för att administrera kundförhållandet, till exempel kontaktuppgifter till Kundens företrädare och fakturering, är Calcularis personuppgiftsansvarig.

10. Ansvar

Parterna ansvarar för skada enligt allmänna skadeståndsregler med de begränsningar som följer av denna punkt.

Ingen av parterna ansvarar för indirekt skada, till exempel utebliven vinst, förlorad affär eller kostnad för att ersätta tjänsten.

Calcularis sammanlagda ansvar mot Kunden under ett avtalsår är begränsat till ett (1) prisbasbelopp.

Påminnelser, beräkningar, förslag från AI och andra uppgifter i tjänsten är hjälpmedel. Kunden ansvarar själv för att avtal sägs upp, förlängs eller förhandlas i tid, och för att uppgifterna i registret är riktiga.

Begränsningarna gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet, eller i den mån de strider mot tvingande lag.

Eftersom Free är kostnadsfritt tillhandahålls nivån i befintligt skick.

11. Force majeure

En part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra en förpliktelse om underlåtenheten beror på omständighet utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde förutse, till exempel myndighetsingripande, krig, omfattande avbrott i el, datakommunikation eller leverantörers tjänster, eller arbetskonflikt. Parten ska underrätta motparten utan dröjsmål.

12. Avtalstid och uppsägning

Avtalet gäller från startdatum tills vidare. Kunden kan avsluta avtalet när som helst genom att meddela Calcularis. Calcularis kan säga upp avtalet med trettio (30) dagars skriftligt varsel.

Vardera parten får häva avtalet med omedelbar verkan om motparten väsentligt åsidosätter sina åtaganden och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftlig anmaning. Calcularis får stänga ett konto som används i strid med punkt 3.

13. När avtalet upphör

Kunden kan exportera sina uppgifter, till exempel registret som CSV och dokumenten, innan avtalet upphör och under 30 dagar efter upphörandet. Därefter raderar eller återlämnar Calcularis Kundens uppgifter enligt Bilaga 1, senast 90 dagar efter upphörandet, om inte lag kräver att de sparas.

Punkterna om sekretess, ansvar och tvist gäller även efter att Avtalet har upphört.

14. Byte av nivå

Kunden kan byta till en högre nivå när som helst. Den högre nivån gäller direkt, och dess avgift gäller från och med bytesdagen. Sker bytet under en pågående månad räknas avgiften pro rata per dag från bytesdagen till månadens slut.

Kunden kan byta till en lägre nivå från nästa månadsskifte. Har Kunden fler avtal i registret än den lägre nivån rymmer ligger de kvar, men det går inte att lägga till fler förrän antalet ryms. Funktioner som inte ingår i den lägre nivån döljs men raderas inte.

15. Ändringar av avtalet

Ändringar och tillägg till Avtalet ska vara skriftliga och godkända av båda parter, om inte annat följer av punkt 6 om prisändring. Ett godkännande i tjänsten eller per e-post räknas som skriftligt.

Uppsägning och andra skriftliga meddelanden till Calcularis skickas till [email protected]. Meddelanden till Kunden skickas till den kontaktperson som anges på första sidan. En part ska meddela ändrade kontaktuppgifter.

16. Överlåtelse och underleverantörer

Ingen av parterna får överlåta Avtalet utan den andra partens skriftliga medgivande, som inte får vägras utan skäl. Calcularis får anlita underleverantörer för att tillhandahålla tjänsten och ansvarar för dem som för sitt eget arbete. Underbiträden för personuppgifter regleras i Bilaga 1.

17. Tillämplig lag och tvist

Svensk rätt gäller för Avtalet. Tvist som rör Avtalet ska avgöras av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.

1. Roller och instruktion

Kunden är personuppgiftsansvarig och Calcularis är personuppgiftsbiträde för de personuppgifter som Calcularis behandlar för Kundens räkning i tjänsten. Calcularis ska behandla uppgifterna bara enligt Kundens dokumenterade instruktioner. Avtalet och Kundens användning av tjänstens funktioner utgör sådan instruktion. Kunden instruerar dessutom Calcularis att anonymisera uppgifter för att ta fram den statistik som beskrivs i punkt 7 i Avtalet; anonymiserade uppgifter, som inte längre går att koppla till en identifierbar person, omfattas inte av denna bilaga. Anser Calcularis att en instruktion strider mot dataskyddsregler ska Calcularis underrätta Kunden.

2. Behandlingen

• Ändamål: att tillhandahålla Avtalsdatabasen, det vill säga att lagra, strukturera, söka i och följa upp Kundens avtal, skicka påminnelser och, när Kunden begär det, läsa av avtalsdokument med AI.
• Behandlingens art: lagring, strukturering, sökning, visning, utskick av påminnelser och brev, behandling hos AI-tjänst vid avläsning av dokument och frågor till avtalen, samt radering.
• Varaktighet: avtalstiden, och därefter radering enligt punkten Radering och återlämnande.
• Kategorier av registrerade: Kundens anställda och användare, kontaktpersoner och företrädare hos Kundens leverantörer, kunder och andra motparter, samt andra personer som nämns i de avtal och dokument Kunden lägger in.
• Typer av personuppgifter: namn, e-postadress, telefonnummer, titel och befattning, namnteckningar, uppgifter om ansvar för avtal, inloggningsuppgifter och användarloggar, samt de personuppgifter som förekommer i avtalstext och dokument.
• Tjänsten är inte avsedd för känsliga personuppgifter enligt artikel 9 eller uppgifter om lagöverträdelser. Kunden ska inte lägga in sådana uppgifter.

3. Calcularis åtaganden

Calcularis ska

• säkerställa att personer som behandlar uppgifterna har åtagit sig att iaktta sekretess eller omfattas av lagstadgad tystnadsplikt,
• vidta de säkerhetsåtgärder som krävs enligt artikel 32 och som beskrivs i Bilaga 1.A,
• med hänsyn till behandlingens art bistå Kunden, genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, att besvara begäranden från registrerade, till exempel genom att ta fram registerutdrag och rätta eller radera uppgifter,
• bistå Kunden med att fullgöra skyldigheterna enligt artiklarna 32 till 36, med hänsyn till behandlingens art och den information Calcularis har,
• underrätta Kunden om en personuppgiftsincident utan onödigt dröjsmål och normalt inom 24 timmar efter att Calcularis fått kännedom om den, och lämna den information som behövs för Kundens egen anmälan,
• ge Kunden den information som behövs för att visa att skyldigheterna i artikel 28 är uppfyllda, och medge och bidra till granskning, inbegripet inspektioner, som Kunden eller en av Kunden utsedd granskare genomför efter rimligt varsel och normalt högst en gång per år.

4. Underbiträden

Kunden ger Calcularis ett generellt godkännande att anlita underbiträden. Calcularis ska underrätta Kunden om planerade ändringar minst 30 dagar i förväg, och Kunden kan invända mot en ändring av sakliga skäl. Calcularis ska ålägga underbiträden samma skyldigheter som i denna bilaga och svarar för dem som för sig själv.

Vid avtalets ingående anlitas följande underbiträden:

• Dibbla AB, org.nr 559542-7765: plattform och drift av tjänsten, inklusive plattformens AI-gateway som förmedlar AI-anrop till Anthropic. Servrar hos Hetzner i Tyskland och Finland.
• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Tyskland (Amtsgericht Ansbach, HRB 6089): datacenter och infrastruktur, via Dibbla. Inom EU/EES.
• Anthropic Ireland, Limited: AI-tjänst för avläsning av dokument och frågor till avtalen, via Dibblas AI-gateway eller, som reserv, direkt. Behandling kan ske utanför EU/EES, se Överföring till tredje land.

5. Överföring till tredje land

Permanent lagring av Kundens uppgifter sker inom EU/EES.

När Kunden använder AI-funktioner kan innehåll i avtalsdokument behandlas av underbiträdet Anthropic utanför EU/EES. Överföringen sker i enlighet med tillämplig överföringsmekanism enligt dataskyddsförordningen, inklusive Anthropics personuppgiftsbiträdesavtal och tillämpliga standardavtalsklausuler. Uppgifter som behandlas av AI-tjänsten omfattas av Anthropics avtalade lagrings- och raderingsvillkor.

Kunden kan undvika sådan behandling genom att inte använda tjänstens AI-funktioner.

6. Radering och återlämnande

När avtalet upphör ska Calcularis, efter Kundens val, radera eller återlämna personuppgifterna senast 90 dagar efter upphörandet och radera befintliga kopior, om inte lagen kräver att uppgifterna lagras.